Für einen Workflow kann die Wiedervorlage aktiviert werden. Dabei wird nach dem Beenden eines Workflows ein Datum für die betroffene Seite gesetzt, an dem die Wiedervorlage auslöst. Dieses Datum ist immer der aktuelle Zeitpunkt zur nächsten vollen Stunde in einer bestimmten Anzahl von Tagen (Intervall in Tagen).
Optional kann das automatisch ermittelte Datum auch manuell von berechtigten Personen bearbeitet werden (Datum ist änderbar).
Die verantwortlichen Personen können fest angegeben und optional auch dynamisch um den ersten oder letzten Bearbeiter erweitert werden. Die verantwortlichen Personen können feste Benutzer sein, alle Benutzer die eine bestimmte Gruppen/Rollen Berechtigung besitzen oder manuell eingetragene E-Mail Adressen.
Optional können die ermittelten verantwortlichen Personen auch manuell von berechtigten Personen bearbeitet werden (Personen sind änderbar).
Während der Workflow aktiv ist, können auf der Seite die Einstellungen für das Datum der Wiedervorlage und die verantwortlichen Personen nicht getroffen werden. Dies geschieht automatisch, sobald der Workflow beendet wird.
Falls das Datum der Wiedervorlage und/oder die verantwortlichen Personen änderbar sind, erhält der Benutzer, der den Workflow beendet einen Dialog, in dem er die ermittelten Einstellungen manuell ändern kann.
Diese Einstellungen können auch nachträglich auf der Seite unter dem Reiter "Information" geändert werden, sofern der angemeldete Benutzer zur Bearbeitung der Seite außerhalb des Workflows berechtigt ist.
Sollte die manuelle Bearbeitung eines oder beider Felder nicht aktiviert sein, kann man die hier eingetragenen Einstellungen dennoch sehen. Die Felder sind dann aber deaktiviert und können nicht geändert werden.
Bei Bedarf kann in den Workflow Einstellungen auch die Eskalation aktiviert werden, die ausgelöst wird, wenn sich eine Seite seit mehr als der eingestellten Anzahl an Tagen (Intervall in Tagen) in der Wiedervorlage befindet.
Auch hier können die verantwortlichen Personen gewählt werden.
Für die genrierten E-Mails der Wiedervorlage und Eskalation können Sie optional ein E-Mail Template auswählen. Diese Templates sollten jeweils die Platzhalter {workflow} (der Name des Workflows) und {url} (alle Links zu den für den Benutzer relevanten Seiten, bei denen das Datum der Wiedervorlage erreicht ist) setzen. Wird kein E-Mail Template verwendet, wird eine Standard E-Mail generiert. In jedem Fall wird für jeden Benutzer eine eigene E-Mail mit einer Auflistung aller relevanten Seiten generiert.
Auf dem Desktop können Sie über den Button "Desklets" optional zu den Workflows, die die Wiedervorlage aktiviert haben, ein Desklet anzeigen lassen, dass Ihnen alle Seiten auflistet, bei der das Datum der Wiedervorlage erreicht wurde. Dabei werden dem angemeldeten Benutzer auch nur die Seiten angezeigt, für die er als verantwortliche Person eingetragen ist.
Es werden automatisch täglich alle erreichten Wiedervorlagen ermittelt und die verantwortlichen Benutzer per E-Mail informiert.