Nur Redakteure, mit Bearbeitungsrechten für ein Dokument, können dieses Bearbeiten.
Im Kapitel "Anwender" wird der Eigentümer eines Dokuments angezeigt. Der Eigentümer hat immer Bearbeitungsrechte für ein Dokument.
Möchten Sie ein Dokument bearbeiten, so klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts oben.
Daraufhin wird das gleiche Dokument im Adminbereich geöffnet. Dieser hat eine eigene Sitemap und zusätzlich obern ein Menü, eine Toolbar und Tabs.
Sie können ein Dokument meist nicht direkt bearbeiten, da im ISMS bei den Richtlinien und bei den Arbeitsanweisungen Workflows hinterlegt sind.
Dokument im Worfklow bearbeiten
Starten Sie für das Dokument den Workflow.
Geben Sie ein Kommentar für die gewünschten Änderungen ein.
Sie können auch weitere Dokumente, die zur Einpflege notwendig sind, z.B. BSI Richtlinien usw. als Datei hinzufügen.
Jetzt wird eine Workflowkopie für das Dokument angelegt.
Während die Workflowkopie bearbeitet wird, ist das Originaldokument noch für alle Intranetbenutzer verfügbar.
Mit Hilfe des Texteditors kann der Text geändert werden.
Über die Blöcke-Toolbar können neue Texte hinzugefügt werden.
Zum Beispiel kann ein Block "Text und Image" hinzugefügt werden.
Mehr Informationen zum Thema Blöcke im Kapitel Blöcke.
Der Block wird mit Platzhaltern eingefügt.
Sie können das Bild durch Drag&Drop oder durch Klicken auf den Platzhalter ändern.
Zum ändern des Texts Klicken Sie einfach auf diesen und geben Ihren Text ein. Auch können Sie gerne Text aus der Zwischenablage kopieren.
Während Sie die Workflowkopie bearbeiten, kann dies kein anderer Redakteur gleichzeitig tun. Das Dokument ist automatisch für die Bearbeitung durch Sie gesperrt.
Außerdem werden Ihre Änderung ständig automatisch zum Server übertragen, so dass keine Stände verloren gehen können.
Auf dem Reiter Archiv sehen Sie, wann wer Änderungen vorgenommen hat.
Sie können sich die Änderungen anzeigen lassen. Ggf. können Sie auch einen älteren Stand wiederherstellen.
Sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind, leiten Sie das Dokument zum nächsten Workflowstatus weiter "Freigabe Cert-Team".
Sie können dem nächsten Redakteur ein Kommentar schreiben.
Auch der Workflow kann angepasst werden. Für das ISMS werden passende Workflows mitgeliefert.
Siehe Kapitel Workflow im allgemeinen EGOCMS Handbuch.
Das Cert-Team muss das Dokument zunächst freigeben.
Hierfür wechselt der ISB den Status auf "Freigabe Management".
Falls es Beanstandungen zum Dokument gibt, dann kann auch wieder auf den Status "Bearbeitung" zurückgesprungen werden.
Beide Male können Kommentare gemacht werden.
Auf dem Workflowreiter werden alle Statuswechsel zusammen mit den jeweiligen Kommentaren angezeigt.
Außerdem kann man die Änderungen nachverfolgen.
Roter Text wurde gestrichen, grüner Text wurde hinzugefügt.
Zum Abschluss muss das Management noch die Freigabe erteilen.
Auch das Management kann die Freigabe ablehnen und die Bearbeitung mit einem Kommentar zum Cert-Team zurückgeben.
Im Bereich Beispiele unter Workflow befinden sich Beispieldokumente in unterschiedlichen Workflowzuständen.
Hier hat der Cert Benutzer ein Dokument verändert und der ceo hat dieses freigegeben.
Wenn auf einem Dokument der Block Gültigkeit eingebunden ist, werden dort die Daten der Workflow Historie angezeigt.