Es können global E-Mail Templates erstellt und verwaltet werden. Diese E-Mail Templates können dem Workflow über Aktionen oder im Zusammenhang mit der Eskalation zugeteilt werden. Platzhalter können gesetzt werden um diverse Informationen einer und des auslösenden Benutzers dynamisch zu füllen.
Zusätzlich zu den E-Mail Templates können auch mehrere Signaturen definiert werden, die dann wiederum einem E-Mail Template zugeordnet werden können.
Über den Button „Neu“ erhält man einen Dialog in dem man den Typ des neuen Templates auswählt (normales E-Mail Template oder Signatur).
Über das „Bearbeiten“ Icon wird der Dialog zum bearbeiten des Templates geöffnet.
Über das „Löschen“ Icon wird das jeweilige Template gelöscht.
Allgemein
Im Bearbeiten Dialog des Templates können folgende Einstellungen unter dem Reiter „Allgemein“ getroffen werden.
- Bezeichnung: Zur einfacheren Identifizierung des Templates.
- Betreff: Der E-Mail Betreff.
- Signatur: Das verwendete Signatur Template.
- HTML: Die E-Mail soll im HTML Format verschickt werden.
- Absender: Der Absender dieser E-Mail. Es kann ein Benutzer ausgewählt oder eine eigene E-Mail Adresse eingetragen werden.
Inhalt
Über den Reiter „Inhalt“ kann der Inhalt der E-Mail definiert werden.
Im Inhalt sowie im Betreff können Platzhalter verwendet werden. Welche Platzhalter tatsächlich ausgewertet werden ist vom Anwendungsbereich des Templates abhängig.
Empfänger
Über den Reiter „Empfänger“ können mehrere Empfänger festgelegt werden.
Es können jeweils Gruppen und Rollen, Benutzer und/oder eigene E-Mail Adressen angegeben werden.
Anhänge
Über den Reiter „Anhänge“ können bis zu fünf Dateien aus einem Multimedia Mandanten ausgewählt werden, die der E-Mail beiliegen.
Platzhalter
Auf dem Reiter „Platzhalter“ finden sich Informationen zu den Platzhaltern die im Inhalt und im Betreff verwendet werden können.
